Vos archives sont le support essentiel du bon fonctionnement de vos services, de la justification des droits de votre collectivité et de son histoire.
Or, vous rencontrez une difficulté : le local d’archives est engorgé, des travaux ou un déménagement sont envisagés, un mandat s’achève, la secrétaire de mairie va partir, la structure va être intégrée dans une fusion, le classement des dossiers n’est pas à jour, les recherches sont devenues fastidieuses ou vaines…
Soucieux de vous soutenir dans vos démarches d’archivage, le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale met à votre disposition des archivistes qualifiés afin de vous aider à gérer vos archives sur support papier et électronique, conformément à la réglementation en vigueur.
Le contexte réglementaire
Les archives : qu’est-ce que c’est ?
Les archives sont tous les documents et données que votre structure produit et reçoit dans l’exercice de son activité (art. L.211-1 du Code du patrimoine), quel que soit le support sur lequel ils se présentent (papier, informatique, audiovisuel, maquettes …).
Vos obligations
Votre structure est propriétaire de ses archives et a la responsabilité de leur bonne conservation (Code du Patrimoine, art. L. 212-6), ce qui représente, par ailleurs, une dépense obligatoire (Code général des collectivités territoriales, art. L.2321-2).
Cela implique notamment que les documents doivent être en bon état, conditionnés, correctement classés, que les locaux de conservation soient sains et adaptés à la conservation d’archives. Les documents numériques sont également des archives publiques. Il est important de les trier au même titre que les archives papier.
Chaque maire, lors de son départ, doit réaliser un état des lieux des archives (le récolement), pour être déchargé des archives, alors prises en charge par le nouveau maire.
Ce sont les Archives Départementales de la Manche, représentant les services de l’Etat, qui sont chargées de vérifier la conformité de votre archivage (visites, réception du récolement, autorisations d’élimination de documents).
Le rôle du Service d’aide à l’archivage est de vous aider à mettre en œuvre cette conformité.
Les éliminations
Il s’agit de retirer du fonds d’archives tous les documents qui ne présentent plus d’intérêt administratif, juridique ou historique, ce qui permet de ne pas encombrer inutilement votre espace de conservation physique et informatique..
avant
après
Attention : un document vous semble avoir perdu toute valeur …. Est-ce bien le cas ?
Les documents publics sont soumis à des durées de conservation obligatoires, fixées notamment par les textes suivants :
Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales et structures intercommunales :
https://francearchives.fr/fr/circulaire/DPACI_RES_2009_018
Tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques :
https://francearchives.fr/fr/circulaire/DGP_SIAF_2014_006
Ces textes indiquent des durées de conservation minimales, qui peuvent être adaptées à l’histoire ou aux besoins de chaque structure.
La liste des documents à éliminer est soumise, avant toute destruction, à l’aval du Directeur des Archives départementales de la Manche. Uniquement après l’obtention de cet accord, les documents peuvent être détruits, dans le respect des règles de confidentialité nécessaires.
Prestations
Tarifs
Les tarifs en vigueur sont fixés par la délibération du Conseil d’administration du 21 mars 2023 :
- la visite de vos locaux, l’état des lieux et la rédaction d’un devis sont gratuits ;
- la mise à disposition d’un archiviste (à raison de 7 heures par jour) est facturée :
- 250 euros TTC par jour pour les collectivités affiliées au Centre de gestion ;
- 280 euros TTC par jour pour les collectivités non affiliées.
Contact
Service d’aide à l’archivage
Morgan LE DEZ : archives@cdg50.fr – 06.33.87.42.68