Introduction

Le récolement post électoral des archives communales : bien s’y préparer 

À chaque élection d’un maire, il convient d’établir un récolement des archives communales, c’est-à-dire une liste récapitulative des documents conservés, leur état et leur localisation. Cette obligation est fondée sur le fait que le Maire est responsable juridiquement de la conservation des archives communales. Cela suppose l’existence d’un fonds d’archives classé et inventorié. 

À l’approche des élections municipales de 2026, les communes doivent donc anticiper leur récolement. 

Les objectifs et enjeux

Objectifs du récolement 

Faire un récolement répond à plusieurs objectifs :

  • S’assurer de l’intégrité du fonds : rien ne manque, rien n’a été déplacé ou détruit sans justification.
  • Mettre à jour l’instrument de recherche : corriger les erreurs, noter les lacunes ou les ajouts.
  • Déceler d’éventuels problèmes : documents endommagés, mal conditionnés, etc.
  • Préparer des opérations ultérieures : reconditionnement, numérisation, élimination réglementaire, déménagement, etc.

La responsabilité du maire 

Le récolement découle de la responsabilité du maire d’un point de vue civil et pénal de l’ensemble des archives de la commune.

Conformément à l’article L. 212-6 du Code du patrimoine, le maire est responsable de la conservation des archives de la commune, qu’elles soient anciennes, modernes ou contemporaines, et quelles que soient leur forme ou support.

NB : le maire en est responsable même si un archiviste (territorial ou itinérant) intervient pour l’aider dans cette mission.)

Du point de vue pénal des sanctions peuvent être prises à son encontre, les archives communales sont des documents publics et donc incessibles et inaliénables. 

Les recommandations pour le maire entrant 

  • Faire réaliser un récolement complet dès l’entrée en fonction, idéalement avec un accompagnement par les Archives départementales.
  • Vérifier les conditions de conservation, la sécurité des locaux, et la présence un classement et d’un inventaire.
  • Signaler tout document manquant ou en mauvais état.
  • Conserver un double du procès-verbal de récolement, signé par l’ancien et le nouveau maire (s’il y a changement), pour éviter toute suspicion ultérieure.

Les modalités

Le CDG50 vous accompagne

Le CDG50 propose un service d’aide à l’archivage destiné aux communes, EPCI et autres collectivités. Ses missions consistent à :

  • Conseiller les collectivités sur l’organisation, la conservation et l’élimination des archives publiques,
  • Intervenir sur place pour trier, classer, conditionner et inventorier les documents,
  • Former et sensibiliser les agents et élus à la gestion des archives et aux obligations réglementaires,
  • Assurer la conformité des pratiques avec les règles du Code du patrimoine et les recommandations des Archives départementales.

Ce service vise à garantir une gestion rigoureuse, sécurisée et pérenne des documents administratifs.

Pour contacter le service d’aider à l’archivage : Morgan LE DEZ : archives@cdg50.fr – 06.33.87.42.68