À chaque élection d’un maire, il convient d’établir un récolement des archives communales, c’est-à-dire une liste récapitulative des documents conservés, leur état et leur localisation. Cette obligation est fondée sur le fait que le Maire est responsable juridiquement de la conservation des archives communales. Cela suppose l’existence d’un fonds d’archives classé et inventorié.
À l’approche des élections municipales de 2026, les communes doivent donc anticiper leur récolement.
Les objectifs et enjeux
Objectifs du récolement
Faire un récolement répond à plusieurs objectifs :
- S’assurer de l’intégrité du fonds : rien ne manque, rien n’a été déplacé ou détruit sans justification.
- Mettre à jour l’instrument de recherche : corriger les erreurs, noter les lacunes ou les ajouts.
- Déceler d’éventuels problèmes : documents endommagés, mal conditionnés, etc.
- Préparer des opérations ultérieures : reconditionnement, numérisation, élimination réglementaire, déménagement, etc.
La responsabilité du maire
Le récolement découle de la responsabilité du maire d’un point de vue civil et pénal de l’ensemble des archives de la commune.
Conformément à l’article L. 212-6 du Code du patrimoine, le maire est responsable de la conservation des archives de la commune, qu’elles soient anciennes, modernes ou contemporaines, et quelles que soient leur forme ou support.
NB : le maire en est responsable même si un archiviste (territorial ou itinérant) intervient pour l’aider dans cette mission.
Du point de vue pénal des sanctions peuvent être prises à son encontre, les archives communales sont des documents publics et donc incessibles et inaliénables.
Les recommandations pour le maire entrant
- Faire réaliser un récolement complet dès l’entrée en fonction, idéalement avec un accompagnement par les Archives départementales.
- Vérifier les conditions de conservation, la sécurité des locaux, et la présence un classement et d’un inventaire.
- Signaler tout document manquant ou en mauvais état.
- Conserver un double du procès-verbal de récolement, signé par l’ancien et le nouveau maire (s’il y a changement), pour éviter toute suspicion ultérieure.
Les modalités
Le récolement dresse l’état des archives remises par l’ancien maire au nouveau. Il est souvent accompagné :
- d’un procès-verbal de récolement ou de remise,
- d’un état des lieux des archives (volumes, locaux, état matériel, présence d’instruments de recherche),
- d’un signalement des documents sensibles (actes notariés, titres de propriété, registres d’état civil, délibérations…).
Les étapes
1) La préparation
- Informer les Archives départementales : elles peuvent accompagner la commune et fournir un modèle de fiche ou de procès-verbal.
- Rassembler les instruments de recherche : inventaires, bordereaux de versement, bordereaux d’élimination, répertoires, tableaux de gestion…
- Prévoir du temps et un lieu de travail adapté, notamment si le fonds est volumineux ou dispersé (ex. : mairie, bâtiments communaux, réserves).
2) L’inspection physique des archives
Pour chaque local ou meuble contenant des archives :
- Vérifier la présence des documents indiqués dans les inventaires existants.
- Contrôler les cotes, dates, intitulés, volumes, et leur correspondance avec l’inventaire.
- Noter les manques, les documents en mauvais état, ou les documents non inventoriés.
- Vérifier l’organisation matérielle : étiquetage, conditionnement, sécurité, hygrométrie, présence de nuisibles, etc.
3) Mise à jour ou création d’un état de récolement
Il est possible d’utiliser un tableau ou formulaire-type avec les colonnes suivantes :
- Cote,
- Intitulé,
- Dates extrêmes,
- Volume (ml),
- Présence (oui/non),
- Observations
4) Rédaction d’un procès-verbal de récolement
Ce document officiel doit comporter :
- la date du récolement,
- le nom des personnes présentes (maire sortant, maire entrant, secrétaire de mairie, archiviste, représentant des Archives départementales…),
- une description synthétique de l’état du fonds,
- un récapitulatif des problèmes constatés (absences, mauvaises conditions, documents non classés…),
- des préconisations éventuelles : classements à réaliser, éliminations à soumettre, reconditionnements, signalement aux Archives départementales…
Il est signé par les parties concernées, et un exemplaire est conservé en mairie, un autre éventuellement transmis aux Archives départementales.
5) Suites à donner
- informer les archives départementales si des documents ont disparu, ont été détruits ou sont en danger,
- préparer un plan de classement ou de reconditionnement si besoin,
- proposer une élimination réglementaire, en lien avec les archives départementales,
- mettre en œuvre les préconisations de sécurité et de conservation.
Le CDG50 vous accompagne
Le CDG50 propose un service d’aide à l’archivage destiné aux communes, EPCI et autres collectivités. Ses missions consistent à :
- Conseiller les collectivités sur l’organisation, la conservation et l’élimination des archives publiques,
- Intervenir sur place pour trier, classer, conditionner et inventorier les documents,
- Former et sensibiliser les agents et élus à la gestion des archives et aux obligations réglementaires,
- Assurer la conformité des pratiques avec les règles du Code du patrimoine et les recommandations des Archives départementales.
Ce service vise à garantir une gestion rigoureuse, sécurisée et pérenne des documents administratifs.